La facturación electrónica dejó de ser una alternativa para pasar a ser la regla entre las empresas y autónomos en España. Con la entrada en vigor de la ley Crea y Crece, contar con una solución adecuada es prioritario para cumplir con la normativa.
Pero, ¿y si el proceso es complicado, lento o requiere demasiados conocimientos técnicos?
Aquí es donde Holded, en colaboración con Fi2gO, marca la diferencia. Su sistema permite gestionar la facturación electrónica de forma sencilla y sin complicaciones, asegurando que cualquier usuario pueda adaptarse sin esfuerzo.
Digitalización de la facturación en las empresas
Una factura electrónica es un archivo digital que tiene la misma validez jurídica que su versión impresa. En el ámbito gubernamental, suele generarse en formato XML, mientras que en el sector privado es común utilizar el formato PDF.
Este documento ayuda a cumplir con las regulaciones y minimiza fallos en la generación de documentos tributarios. Al mecanizar tareas, mejora el seguimiento y acelera los procesos de pago.
Su adopción mejora la eficiencia y seguridad documental. Empresas y autónomos optimizan la gestión y reducen riesgos con herramientas adecuadas para facturación electrónica.
Factura electrónica: el estándar en la era digital
La normativa Crea y Crece establece que tanto las empresas como los trabajadores por cuenta propia deben utilizar facturas electrónicas en sus operaciones comerciales. Esta disposición tiene como objetivo fomentar la digitalización y reforzar la transparencia en las transacciones.
Desde 2023, la norma se aplica a empresas y autónomos que facturan más de ocho millones de euros. Para el resto, la obligación se extenderá hasta 2025. Así, el uso de la factura electrónica se convertirá en un estándar en todas las operaciones comerciales.
Esta transición obliga a las empresas a adaptar sus procesos contables y tecnológicos. Implementar herramientas de facturación digital será imprescindible para cumplir con la normativa y mejorar la eficiencia operativa.
Formatos de factura electrónica
Existen dos tipos de factura electrónica: estructurada y no estructurada. La primera usa lenguaje XML, permite automatizar procesos y es la única válida para la Administración Pública. Su formato garantiza la integración con plataformas gubernamentales.
Las facturas no estructuradas, como los archivos PDF o documentos escaneados, también son válidas, aunque no cumplen con los requisitos legales de las estructuradas. En plataformas como Holded, es posible extraer información de estos documentos para su gestión.
La Ley Crea y Crece promueve el uso del formato estructurado, consolidándolo como el estándar oficial en transacciones comerciales con organismos públicos. Ejemplos como FACe y Facturae reflejan esta tendencia, asegurando la compatibilidad universal.
Facturas electrónicas de formato estructurado
- Son generadas y leídas automáticamente por un software de facturación.
- Permiten automatizar procesos, agilizar trámites y evitar la impresión en papel.
- Utilizan formatos con lenguaje XML, el único válido para la Administración Pública.
- Solo las facturas estructuradas se consideran legalmente facturas electrónicas, según la Ley Crea y Crece y normativas internacionales.
- El proveedor debe subir el archivo XML a la plataforma correspondiente, siguiendo las indicaciones oficiales.
Facturas electrónicas de formato no estructurado
- No contienen datos estructurados.
- Pueden ser archivos PDF o facturas escaneadas. Un PDF enviado por correo a un cliente también se considera factura electrónica.
- Son documentos válidos y legales.
- Sin embargo, desde una perspectiva legal estricta, no se consideran facturas electrónicas propiamente dichas.
- En Holded, es posible leer un PDF, extraer los datos fiscales y generar un documento de gasto que se incorpora automáticamente a las cuentas.
Holded: una solución eficiente para la facturación electrónica
Holded es un software de facturación online y gestión empresarial diseñado para autónomos y pymes. Permite automatizar procesos contables, reducir errores y agilizar la generación de facturas.
Con Holded, es posible crear y enviar facturas electrónicas en diferentes formatos. Soporta el formato no estructurado (PDF) y el estructurado (XML), necesario para operar con la Administración Pública.
Además, Holded almacena datos fiscales de clientes y empresas, automatiza cálculos de impuestos y detecta errores en la numeración de facturas. Su capacidad de lectura de PDF para extraer información y generar documentos contables agiliza la gestión financiera, asegurando el cumplimiento normativo.
Tabla de características destacadas de Holded
| Característica | Descripción |
| Facturación automática | Genera y envía facturas electrónicas en pocos clics, con campos autocompletados. |
| Gestión contable online | Permite administrar la contabilidad desde una única plataforma. |
| Automatización de impuestos | Calcula impuestos y procesa datos fiscales automáticamente. |
| Formatos de factura electrónica | Compatible con PDF (no estructurado) y XML (estructurado para la Administración Pública). |
| Firma digital de facturas-e | Posibilidad de firmar facturas electrónicamente o descargarlas sin firmar. |
| Generación de facturas FACe | Crea facturas electrónicas en formatos oficiales para la Administración Pública. |
| Almacenamiento de datos fiscales | Guarda información de clientes y empresas para completar facturas automáticamente. |
| Configuración de productos | Permite establecer precios e impuestos predefinidos en facturas. |
| Numeración de facturas | Detecta duplicados para cumplir con la normativa contable. |
| Integración con otras áreas | Conecta facturación con contabilidad, CRM, proyectos y RRHH. |
| Análisis financiero | Genera gráficos y reportes de ventas y gastos por tipo de servicio o cliente. |
| Firma y descarga masiva | Posibilidad de firmar y descargar múltiples facturas electrónicas de una vez. |
| Lectura de facturas PDF | Extrae datos fiscales de PDFs y los convierte en documentos de gasto. |
Pasos para generar una factura electrónica con Holded y Fi2gO
1. Accede al apartado de facturas
Desde el panel de programa Holded, dirígete a Ventas > Facturas.
2. Crea una nueva factura
Haz clic en “Nueva factura” y selecciona el cliente (puedes crearlo si es necesario).
3. Completa los datos
Rellena los campos con la información fiscal requerida, incluyendo:
- Nombre o razón social del receptor
- NIF/CIF
- Fecha de emisión
- Concepto, cantidad y precio unitario
4. Personaliza las opciones
Puedes incluir impuestos aplicables y configurar descuentos según tus necesidades.
5. Selecciona el formato de factura electrónica
Si necesitas una factura en formato estructurado, ve a Opciones > Campos Factura-e y completa la información adicional requerida por la Administración.
6. Guarda y descarga
Una vez revisada la información, guarda y descarga la factura en el formato necesario (PDF o XML).
7. Envío directo desde Holded
Si el cliente lo permite, puedes enviar la factura directamente desde Holded, agilizando el proceso de cobro.
Beneficios de utilizar Holded para tu facturación
- Automatización: Reduce errores y ahorra tiempo en la gestión de facturas.
- Cumplimiento legal: Adaptado a la normativa española.
- Integración total: Conectado con contabilidad, CRM y gestión de inventarios.
- Accesibilidad: Plataforma 100% online accesible desde cualquier dispositivo.
Fin2Go y Holded: una alianza para la digitalización de la facturación
En Fin2Go somos expertos en transformación digital y por eso colaboramos estrechamente con Holded, una de las plataformas más avanzadas en gestión de facturación electrónica. Juntos, facilitamos la automatización de los procesos contables.
En calidad de Partner Platinum de Holded, Fin2Go asegura una integración fluida y eficiente del sistema en cualquier negocio. Su enfoque permite implementar soluciones adaptadas a las regulaciones vigentes y alineadas con el crecimiento empresarial.
No dejes pasar la oportunidad de modernizar y digitalizar la administración de tu empresa. Explora todo lo que Holded puede hacer por tu facturación electrónica y otros procesos. Contáctanos y comienza a usarlo hoy mismo.
Preguntas frecuentes acerca de crear una factura electrónica con Holded y Fi2gO
Sí, Holded permite personalizar el diseño de las facturas electrónicas con distintos formatos y plantillas. También puedes añadir el logo de tu empresa, modificar colores y configurar el diseño para que se adapte a la imagen corporativa de tu negocio.
Sí, Holded permite emitir facturas electrónicas en varios idiomas. Esto es útil para empresas que trabajan con clientes internacionales y necesitan que la documentación se adapte al idioma del destinatario.
Holded permite integrar métodos de pago, como transferencias bancarias o pasarelas de pago en línea. Además, puedes hacer seguimiento del estado de pago de cada factura y configurar recordatorios automáticos para clientes con pagos pendientes.
Si se detecta un error en una factura electrónica ya enviada, se debe generar una factura rectificativa. Holded facilita este proceso al permitir duplicar la factura original y modificar los datos necesarios antes de emitir la corrección.
Sí, Holded permite programar facturas recurrentes, lo que es ideal para suscripciones o clientes con pagos periódicos. Puedes configurar la frecuencia de emisión y el sistema generará las facturas de manera automática.
No todas las facturas electrónicas requieren firma digital, pero si son para la Administración Pública o ciertos sectores regulados, sí es obligatorio. Holded ofrece la opción de firmar digitalmente las facturas o descargarlas sin firma, según las necesidades del usuario.
